Dossier de location : pièces autorisées et documents interdits

Pour louer un logement, le bailleur ou l’agence peut vérifier votre identité, votre situation et vos ressources, mais il ne peut pas demander n’importe quel document. La liste des justificatifs autorisés est limitative et s’organise en quatre catégories. Préparez un dossier lisible, transmettez seulement les pièces utiles et refusez les demandes intrusives ou les paiements suspects.

Les quatre catégories de justificatifs autorisés

Le bailleur peut demander un ou plusieurs justificatifs prévus dans chacune des catégories réglementaires. Il ne peut pas ajouter librement une cinquième catégorie, même s’il estime qu’un document serait utile pour évaluer votre candidature.

Les documents peuvent être demandés au candidat et, si vous présentez un garant, au garant. Un bailleur ne peut pas exiger systématiquement un contrat de travail en CDI, par exemple, si votre activité ou vos ressources sont justifiées par d’autres pièces autorisées.

Quelles pièces préparer selon votre situation ?

Identité et domicile

Pour justifier votre identité, préparez une copie lisible d’un document admis : carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour. Un bailleur peut vérifier l’original, mais ne doit pas le conserver. Une photo d’identité séparée n’est pas un justificatif autorisé.

Pour le domicile, vous pouvez présenter, selon votre situation, les dernières quittances de loyer, une attestation de votre précédent bailleur indiquant que vous êtes à jour, une facture récente d’électricité, de gaz, d’eau ou de téléphone, une attestation d’assurance habitation récente, un titre de propriété ou un avis de taxe foncière. Si vous êtes hébergé, préparez une attestation de la personne qui vous héberge. Ne cherchez pas à produire une quittance si vous n’étiez pas locataire : choisissez un justificatif adapté à votre situation.

Activité et ressources

Pour un salarié, les trois derniers bulletins de salaire et le contrat de travail ou une attestation de l’employeur sont généralement les pièces les plus parlantes. Une attestation utile précise notamment l’emploi, la rémunération et la date de prise de fonction. Si vous commencez un poste, le contrat signé peut documenter vos revenus à venir.

Pour un étudiant, le bailleur peut demander une carte d’étudiant ou un certificat de scolarité, ainsi qu’un justificatif de bourse si vous en percevez une. Pour une personne indépendante, les justificatifs possibles comprennent notamment un extrait d’immatriculation adapté à l’activité, un document récent attestant l’activité, les deux derniers bilans ou une attestation de revenus établie par un comptable.

Les pensions, allocations et autres revenus peuvent être établis par les attestations de paiement ou d’ouverture de droits correspondantes. L’avis d’imposition ou de non-imposition peut compléter le dossier. Il ne remplace pas forcément un justificatif de revenus récents, surtout si votre situation a changé depuis sa date d’établissement.

Les documents qu’un bailleur ne peut pas exiger

La liste des pièces interdites comprend des documents particulièrement sensibles ou sans rapport direct avec l’évaluation d’une candidature. Un bailleur ou une agence ne peut pas vous imposer de fournir notamment :

• un relevé de compte bancaire ou postal, ni une attestation de bonne tenue de compte ;
• une autorisation de prélèvement automatique ou un document attestant l’absence de crédit ;
• une carte Vitale ou un relevé de prestations d’assurance maladie ;
• une photographie d’identité distincte de la photo figurant sur une pièce d’identité autorisée ;
• un dossier médical, un extrait de casier judiciaire ou des renseignements sur votre santé ;
• un contrat de mariage, un jugement de divorce ou des documents sans lien avec les justificatifs prévus.

Le fait qu’une agence demande ces pièces ne les rend pas autorisées. Vous pouvez répondre que vous fournissez les justificatifs prévus pour la location et proposer une pièce admise dans la même catégorie. Un RIB ne fait pas partie des justificatifs de candidature que le bailleur peut imposer. Les modalités de paiement du loyer se règlent séparément, une fois la location conclue.

Il peut aussi être utile de distinguer la candidature des frais liés à la location. Les honoraires d’agence mis à la charge du locataire sont plafonnés et concernent des prestations déterminées. Consultez les règles sur les frais d’agence en location avant de régler une somme.

Garant et garantie Visale : quelles pièces fournir ?

Un garant, aussi appelé caution, s’engage à payer certaines sommes si le locataire ne respecte pas ses obligations. Le bailleur peut lui demander des justificatifs dans les mêmes catégories limitatives : identité, domicile, activité et ressources. Il ne peut pas réclamer un relevé bancaire au garant sous prétexte qu’il devra couvrir un éventuel impayé.

Si un proche se porte garant, informez-le à l’avance des documents autorisés à préparer. Il peut transmettre ses propres justificatifs directement au bailleur ou vous les remettre pour les joindre au dossier, en protégeant les copies de la même manière que les vôtres.

La garantie Visale, proposée gratuitement par Action Logement sous conditions, peut remplacer un garant personnel dans certaines situations. Le locataire demande un visa et le bailleur doit vérifier les conditions de la garantie et valider le contrat selon la procédure prévue. Le visa ne signifie pas que le bailleur est obligé d’accepter votre candidature. Consultez les conditions de la garantie Visale avant de constituer le dossier.

Un bailleur ayant souscrit une assurance contre les loyers impayés ne peut en principe pas demander en plus un garant, sauf notamment pour un étudiant ou un apprenti. Les règles peuvent dépendre du montage de garantie retenu : demandez au bailleur de préciser par écrit ce qui est exigé, sans transmettre de documents interdits.

DossierFacile et protection des documents

DossierFacile est un service public gratuit qui aide à réunir les justificatifs d’un dossier de location, à vérifier qu’il est complet et à le partager sous forme numérique. Le service ajoute un filigrane aux documents pour limiter leur réutilisation à d’autres fins. Le bailleur reste libre d’examiner les candidatures selon des critères licites : utiliser DossierFacile ne garantit pas l’obtention du logement.

Si vous préparez le dossier vous-même, appliquez des précautions simples :

1. Ajoutez sur chaque copie un filigrane indiquant qu’elle est destinée à une candidature locative, avec le nom du destinataire et la date si vous les connaissez.
2. N’envoyez pas vos documents dans un groupe de discussion ou à une adresse qui ne peut pas être reliée au propriétaire ou à l’agence.
3. Transmettez des copies lisibles, jamais vos originaux. Évitez les pièces en double et les justificatifs non demandés.
4. Gardez une trace des documents transmis et de la personne à qui vous les avez adressés.

Un filigrane ne remplace pas la vérification du destinataire. Pour des informations personnelles, préférez un espace de dépôt sécurisé ou le partage prévu par un service public plutôt qu’un lien reçu sans explication.

Présenter un dossier solide sans multiplier les pièces

Un bon dossier n’est pas un dossier épais. Il doit permettre de repérer rapidement votre identité, votre situation et vos ressources, sans exposer davantage de données personnelles que nécessaire.

• Nommez les fichiers clairement, par exemple « Identité », « Revenus » ou « Activité professionnelle », sans ajouter d’informations sensibles dans le nom.
• Classez les pièces dans le même ordre que les quatre catégories autorisées.
• Vérifiez que chaque copie est complète, nette et à jour. Masquez les informations qui ne sont pas nécessaires uniquement si cela ne rend pas le justificatif illisible ou inexploitable.
• Expliquez brièvement une période sans emploi, un changement récent de situation ou l’absence de bulletins de salaire, plutôt que d’envoyer des documents supplémentaires non autorisés.
• Si vos revenus sont variables, rassemblez les justificatifs pertinents prévus par la liste et donnez une explication factuelle, sans transmettre vos relevés bancaires.
• Si vous avez besoin d’un garant, anticipez sa disponibilité. Si vous cherchez une solution pour le dépôt de garantie, vérifiez également l’avance Loca-Pass, sous conditions.

Avant de vous engager, vérifiez aussi le contenu du contrat et les sommes demandées. Le guide des points à vérifier avant de signer le bail peut vous aider à distinguer les frais de location, le dépôt de garantie et le premier loyer.

Repérer les faux bailleurs et les demandes frauduleuses

Une annonce frauduleuse cherche souvent à obtenir de l’argent ou des documents d’identité avant que vous puissiez vérifier le logement. Soyez particulièrement prudent si le loyer est très inférieur aux prix habituels du secteur, si le prétendu propriétaire refuse toute visite, prétend être à l’étranger ou vous presse de payer pour réserver le bien.

Avant de transmettre votre dossier :

• Visitez le logement, ou faites-le visiter par une personne de confiance, et vérifiez que l’annonce correspond au bien présenté.
• Demandez avec qui vous échangez et vérifiez l’identité du propriétaire ou le mandat de l’agence. Ne vous contentez pas d’une copie envoyée par le correspondant.
• N’envoyez pas d’argent par mandat, en espèces ou par un moyen difficile à récupérer pour « bloquer » le logement avant la signature du bail.
• N’envoyez pas une copie non protégée de vos papiers à un interlocuteur dont l’identité et le lien avec le logement ne sont pas établis.
• Méfiez-vous des demandes de frais de visite, de réservation ou d’étude du dossier qui ne correspondent pas aux frais légalement dus.

Si vous avez déjà transmis des justificatifs à un interlocuteur suspect, conservez les échanges, les coordonnées et les preuves de paiement éventuelles. Contactez rapidement votre banque si vous avez payé, et signalez les faits aux services compétents. Pour tout paiement lié à une location, demandez un écrit précisant son objet et vérifiez les conditions avant de verser quoi que ce soit.

Votre plan d’action avant l’envoi

• Préparez une pièce d’identité, un justificatif de domicile, une preuve d’activité et des justificatifs de ressources adaptés à votre situation.
• Demandez au garant de préparer uniquement les pièces prévues pour lui, si un garant est nécessaire.
• Refusez les demandes de relevé bancaire, de carte Vitale, de photo séparée ou d’attestation de bonne tenue de compte.
• Ajoutez un filigrane et vérifiez l’identité du destinataire avant de partager les documents.
• Ne payez pas de somme de réservation avant d’avoir vérifié le logement et signé le bail.

Une fois le dossier accepté, relisez le bail et vérifiez les montants dus, les dates et les conditions de la location avant de signer.